FitX, Deutschlands zweitgrößter Fitnessanbieter, profitiert von einem modernen und benutzerfreundlichen Serviceportal für seine 95 Studios.
Wer eine optimale Zusammenarbeit zwischen Kunden, Mitarbeitenden und Dienstleistern ermöglichen möchte, greift auf ein zentrales und funktionsfähiges Service Portal zurück. TIMETOACT implementiert für FitX mit Jira Service Management ein neues Service Portal und löst damit das ehemalige System in kurzer Zeit ab. Mit dem modernen und benutzerfreundlichen Atlassian-Tool können künftig in allen 95 Fitnessstudios Probleme, Störungen und Schäden einfach gemeldet und gezielt bearbeitet werden. Durch die Migration in die Cloud geht das Fitnessunternehmen den nächsten Schritt seiner konsequenten Digitalstrategie. Referenz als PDF |
- Tina Wichmann, Team Lead Application Management FitX |
Effektives Service Management zeichnet sich durch optimierte IT-Prozesse und effiziente Arbeitsabläufe aus. Das dafür eingesetzte Service Portal soll Mitarbeitenden dabei helfen die Zusammenarbeit zu verbessern und schnell auf gemeldete Probleme zu reagieren. FitX, Deutschlands zweitgrößter Fitnessanbieter, hatte dafür ein Tool im Einsatz, das den gewachsenen Anforderungen von inzwischen 95 Studios nicht mehr gerecht werden konnte. Studioweite Problem-, Störungs- und Schadensmeldungen an Fitnessgeräten oder dem Studiogebäude werden in der Zentrale von mehreren Teams bearbeitet. Um auch für die Zukunft eine gute Übersichtlichkeit und leichte Bedienbarkeit zu gewährleisten, wurde ein neues Service Portal zur effizienten Erstellung und Bearbeitung von Tickets benötigt – denn weitere Standorte sind bereits in Planung.
Die Kernanforderungen sollten sich auf die wichtigsten Punkte beschränken, damit kaum Customizing notwendig ist und das Tool so für spätere Anforderungen und die weitere Expansion des Unternehmens skalierbar bleibt.
Kernanforderung:Die Kernanforderung im Projekt war, ein neues Service Portal mit modernem Layout zu implementieren, das eine benutzerfreundliche und intuitive Bedienung ermöglicht, Workflows und Benachrichtigungen einfach steuerbar macht und sowohl mobil- als auch offlinefähig ist. Das Tool sollte in der Lage sein den bestehenden Kategoriebaum abzubilden, um die Rahmenbedingungen so genau wie möglich zu erfassen und Zuständigkeiten zuzuordnen. Zentral war zudem die Migration in die Cloud. |
- Tina Wichmann, Team Lead Application Management FitX |
Als neues Service Portal entschied sich FitX für Jira Service Management, das als Ticketsystem von Atlassian speziell für Service Teams entwickelt wurde, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Das Fitnessunternehmen hat bereits Jira Software und Confluence von Atlassian im Einsatz, daher ließ sich das neue Service Portal sinnvoll in die bestehende Toollandschaft integrieren.
Mitte August 2021 wurde TIMETOACT für die Konfiguration eines anforderungsgerechten Service Portals und damit für die Integration von Jira Service Management beauftragt. Ausgangspunkt bildeten umfassende Workshops, um einerseits die Funktionalitäten des aktuellen Tools zu ermitteln und um andererseits die individuellen Anforderungen des Fitnesstudios aufzunehmen. Auf Grundlage dessen wurde Jira Service Management umkonfiguriert und an die Bedürfnisse von FitX angepasst.
Die Umsetzung des Service Portals in der Atlassian Cloud erforderte keine administrativen Tätigkeiten durch die Experten der TIMETOACT, sondern beschränkte sich vor allem auf die Konfiguration des neuen Tools. Daher konnte das Projekt schnell und planmäßig Anfang Oktober 2021 zum Abschluss gebracht werden.
Die definierten technischen und fachlichen Ziele konnten im Projekt vollumfänglich umgesetzt werden. Dem Fitnessunternehmen steht mit Jira Service Management nun in allen Studios ein modernes Service Portal zur Meldung und Bearbeitung von Problemen und Störungen zur Verfügung:
- Arne Ralf, Technical Lead Atlassian, TIMETOACT |
Innerhalb von sechs Wochen wurde mit Jira Service Management ein neues Service Portal konfiguriert und implementiert sowie die Migration in die Cloud umgesetzt.
Das Team von FitX wurde im Laufe des Projekts weitestgehend im Umgang mit Atlassian geschult, damit es künftig in der Lage ist Jira Service Management selbst zu betreuen. Trotzdem steht die TIMETOACT dem Fitnessunternehmen neben der Umsetzung der optionalen Ziele weiterhin als Wartungs- und Betreuungspartner für Fragen zur Seite.