Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind Projektleiter und planen einen funktionsübergreifenden Sprint mit fünf Personen aus drei verschiedenen Teams. Zuerst öffnen Sie Ihr HR-Tool, um zu prüfen, wer im Urlaub ist. Dann wechseln Sie zu Ihrer Kalender-App, um verfügbare Zeitfenster für Besprechungen zu finden.
Nächster Halt: Ihr Projektverfolgungstool - vielleicht Jira - um zu sehen, wie überlastet Ihr Team bereits ist. Fehlt etwas? Krankheitstage, Teilverfügbarkeit, unterschiedliche Zeitzonen und vielleicht die eine Excel-Tabelle, von der jemand schwört, sie sei "die einzige Quelle der Wahrheit".
Wiederholen Sie diesen Vorgang nun für jedes Teammitglied. Jede Woche. Für jeden Sprint oder jedes Projekt.
Teams müssen oft zwischen unzusammenhängenden Systemen hin und her springen, nur um eine einfache Frage zu beantworten:
Bei der TIMETOACT GROUP haben wir daran gearbeitet, dieses Labyrinth zu vereinfachen, denn mit über 1.400 Teammitgliedern war die Ressourcenplanung zu einem administrativen Minenfeld geworden: zeitaufwändig, fehleranfällig und stressig für alle Beteiligten.
Vor der Integration von Personio und Atlassian Cloud hatten die Projektmanager und Teamleiter der TIMETOACT Group täglich damit zu kämpfen, klare Antworten zu erhalten:
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TIMETOACT GROUP integrierte Personio mit Jira Cloud und Tempo Apps, um eine nahtlose Personalplanung im gesamten Unternehmen zu ermöglichen.
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Teammitglieder, Arbeitspläne und Abwesenheiten werden automatisch von Personio zu Jira Cloud synchronisiert. |
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Abwesenheiten sind in den Arbeitsmanagement-Tools von Jira sichtbar, sodass Projektmanager die Teamzuweisung und die Projektzeitpläne optimieren können. Um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren, werden Abwesenheiten nur als „geplant“ oder „ungeplant“ kategorisiert, wodurch die Frage der Projektleiter beantwortet wird, „ob und wann eine Ressource eingeplant werden kann“. |
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Tempo's und Yasoon's M365-Kalenderintegration beendete das Fehlen bereits geplanter Besprechungen, Reisezeiten und andere Kalenderblocker für andere Arbeiten, die nun im Tempo Capacity Planner sichtbar sind und durch die Planung von Aufgaben mit Yasoon's Integration kontinuierlich aktualisiert werden. |
Mit dieser Echtzeit-Automatisierung haben die Projektmanager nun einen vollständigen Überblick über die Verfügbarkeit der Teams und müssen keine manuellen Aktualisierungen der Personaldaten mehr vornehmen.
Seien wir ehrlich: Planung ist harte Arbeit, und Tools oder Integrationen werden Ihnen diese Arbeit nicht abnehmen. Vielleicht wird KI in der Zukunft helfen, aber im Moment müsste sie erst einmal die Fähigkeiten und Stärken der einzelnen Teammitglieder verstehen, um wirklich hilfreich zu sein.
Die eigentliche Herausforderung besteht nun darin, diesen Wandel im gesamten Unternehmen voranzutreiben. Schließlich hat jeder Projektmanager seine Lieblingstabelle (ein Thema für einen anderen Artikel). Aber hier sind einige Vorteile, die wir bereits sehen:
Durch die Integration von Tempo Timesheets, Tempo Capacity Planner, M365 und der M365-Integrationvon Yasoon mit Personio hat die TIMETOACT GROUP den Arbeitsaufwand für die Ressourcenplanung drastisch reduziert.
Ein großes Dankeschön an die großartige Teamarbeit und die hervorragenden Tools, die dies alles möglich gemacht haben:
Atlassian mit Jira
Tempo mit Tempo Timesheets & Tempo Capacity Planner
Personio als unser globales HR-Tool
TIMETOACT für den Aufbau der Middleware
Und natürlich unser fantastisches catworkx-Team für die Konfiguration und den Onboarding-Support für alle unsere Kollegen