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Un club de fútbol solucionó su caos de datos de Excel migrando a Jira y sincronizando los datos en dos proyectos de Jira independientes para mantener el control de acceso, eliminar el trabajo manual y mejorar la coherencia de los datos.
Entra catworkx y su brillante idea: dos proyectos Jira, uno para los administradores y otro para los entrenadores. Pero, ¿cómo mantener a todos en la misma página? Ahí es donde aparece Backbone Issue Sync, compartiendo información clave entre los dos proyectos. La colaboración aumentó, las operaciones se agilizaron y el club pudo centrarse por fin en lo que importaba: el deporte rey.
Detrás de esta transformación estaba Michael Bernhard, CEO de catworkx AG—un Atlassian Platinum Solution Partner—y un apasionado del fútbol. Con más de 20 años en la escena futbolística local, Michael no podía quedarse de brazos cruzados viendo cómo su amado club pasaba apuros. Sabía que necesitaban una actualización tecnológica, y él y su equipo de catworkx eran las personas adecuadas para llevarla a cabo.
El reto
Imagínate dirigir un club de fútbol con cientos de jugadores y socios, todos ellos registrados en... hojas de cálculo Excel. Durante años, este club ha tenido que lidiar con cientos de filas y columnas de datos, tratando de hacer un seguimiento de todo, desde los datos personales y los pagos hasta las asignaciones de los equipos.
A medida que el club crecía, esta pesadilla de Excel no hacía más que empeorar. La gestión manual de los datos daba lugar a errores, registros obsoletos y riesgos de seguridad. Además, las distintas partes interesadas -entrenadores, administradores y miembros de la junta directiva- necesitaban acceder a distintos tipos de información, pero Excel carecía de un control de acceso estructurado.
¿Cuál era el resultado? Un caos de datos. Este enfoque conllevaba riesgos para la privacidad, incoherencias en los datos y una enorme carga administrativa, especialmente al final de la temporada, cuando los entrenadores enviaban listas separadas que debían conciliarse manualmente.
El sistema basado en Excel presentaba varios retos clave:
🚩Fragmentación de datos e incoherencias - Cada entrenador mantenía listas de Excel separadas, lo que daba lugar a registros no coincidentes.
Falta de control de acceso: los entrenadores necesitaban la información de contacto y el historial de los jugadores, pero no podían ver otra información confidencial, como los datos financieros o las direcciones de los jugadores.
🚩Carga de trabajomanual - Los administradores tenían que comparar y consolidar manualmente las hojas de cálculo al final de cada temporada, lo que generaba importantes ineficiencias.
La Solución: Utilizar Jira como CRM
Con la experiencia en consultoría de catworkx, el club realizó la transición de toda su base de datos de socios a Jira, utilizando tickets para almacenar la información de cada jugador y convirtiendo Jira en un CRM.
El siguiente reto fue resolver el rompecabezas del control de acceso para garantizar la privacidad de los datos:
Los administradores y miembros de la junta directiva necesitaban acceder a toda la información sobre los jugadores, como registros financieros y personales detallados.
Los entrenadores sólo necesitaban ver las partes relevantes de ese conjunto de datos, por ejemplo, los datos de contacto y el historial de los jugadores.
Mientras tanto, los datos deben permanecer actualizados paratodas las partes interesadas, protegiendo al mismo tiempo la información sensible.
Para solucionarlo, se crearon dos proyectos Jira diferentes:
1. Proyecto Master
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Almacena toda la información de los jugadores y miembros, incluidos detalles financieros, cuotas de membresía e identificadores personales.
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El acceso está estrictamente limitado a administradores y miembros de la junta.
Para evitar la complejidad de gestionar permisos a nivel de campo, catworkx optó por clonar el proyecto Maestro de Jira, creando una versión con datos reducidos específicamente para los entrenadores.
2. Proyecto Entrenador
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Contiene información limitada (datos de contacto, historial del equipo).
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Excluye datos sensibles (por ejemplo, detalles bancarios, números de seguro).
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El acceso está restringido solo a entrenadores y el equipo de gestión.
El club opera con aproximadamente 100 licencias comunitarias gratuitas de Jira, garantizando que los miembros de la junta, administradores y entrenadores tengan los niveles de acceso adecuados.
Utilización de Backbone Issue Sync para mantener los proyectos sincronizados
Los datos entre los dos proyectos se sincronizaron utilizando Backbone Issue Sync para Jira. Cualquier cambio realizado por un entrenador en el estado de un jugador en se sincronizaría automáticamente con el proyecto maestro y viceversa.
"Sólo sincronizamos los datos del proyecto maestro con los proyectos de entrenador que queríamos que vieran los entrenadores. Esta separación, combinada con esquemas de permisos, garantiza tanto la seguridad de los datos como un acceso adecuado. La gente ya no tiene listas de Excel. Mantienen los datos en Jira, y siempre están actualizados en lugar de trabajar toda la temporada con hojas de cálculo obsoletas."
- Michael Bernhard, CEO, catworkx AG
Implementación y beneficios
Con catworkx guiando la implementación, la configuración se estableció muy rápidamente y ha estado funcionando de forma fiable desde entonces.
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"Configuramos la sincronización de Backbone, lo que se hizo en dos horas. Es fiable. Es estable. Es rápida. Ninguna queja en absoluto. Lo configuramos una vez hace 5 años, y ha funcionado sin problemas desde entonces".
- Michael Bernhard, CEO, catworkx AG
La ventaja de la columna vertebral:
Se acabaron los silos de datos
Las actualizaciones automáticas entre los proyectos Master y Coach garantizan la coherencia de los datos.
Además de las incidencias de Jira, los comentarios, archivos adjuntos y flujos de trabajo también se asignan y sincronizan entre los dos proyectos.
El ciclo de vida de los miembros también se controla y actualiza en los dos proyectos mediante laasignación de flujos de trabajo. Por ejemplo, si un miembro ha cancelado su afiliación, su estado se actualizará en el proyecto maestro y se sincronizará automáticamente en el proyecto del tutor.
Por qué es importante para otras organizaciones
Este caso de uso y sus ventajas se extienden a cualquier organización que necesite sincronizar datos entre varios proyectos de Jira manteniendo una seguridad estricta. Algunos ejemplos son:
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Atención al cliente e ingeniería:
Compartir actualizaciones de tickets entre instancias de JSM y Jira como Arvato Systems o Jira a Jira tras cortafuegos como MIC GmbH.
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RRHH y conformidad:
Registros de empleados en proyectos Jira separados de RRHH y nóminas.
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Gestión de activos informáticos:
Sincronización segura de datos para un equipo ganador
Al pasar de Excel a Jira e implementar Backbone Issue Sync, los datos del club de fútbol han mejorado su seguridad y la gestión se ha vuelto tan fluida como un pase perfectamente ejecutado.
Los consultores de catworkx fueron cruciales para asegurar una implementación sin problemas y hacer de Backbone una solución fiable y sin esfuerzo.
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"Backbone Issue Sync era la solución perfecta para nosotros. La sincronización garantiza que nuestros entrenadores dispongan siempre de información actualizada, al tiempo que protege los datos confidenciales. Ha reducido significativamente el trabajo manual y ha mejorado nuestra eficiencia general. Ya ni siquiera tenemos que pensar en ello, simplemente se ejecuta sin problemas en segundo plano."
- Michael Bernhard, CEO, catworkx AG
Con esta transformación, el club está mejor equipado para centrarse en lo que realmente importa -desarrollar jugadores y fomentar el compromiso de la comunidad- sin preocuparse por datos obsoletos o fragmentados.
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Este artículo fue creado en colaboración con K15, especialmente para catworkx. Todos los derechos reservados.
