[Jira Software], [Project & Work Management], [INTEGRATION]
Ein Fußballverein löste sein Excel-Datenchaos durch die Migration zu Jira und die Synchronisierung von Daten in zwei separaten Jira-Projekten, um die Zugriffskontrolle aufrechtzuerhalten, manuelle Arbeit zu vermeiden und die Datenkonsistenz zu verbessern.
catworkx hatte eine brillante Idee: zwei Jira-Projekte, eines für Administratoren und eines für Trainer. Aber wie können alle auf derselben Seite bleiben? Hier kam Backbone Issue Sync ins Spiel, das wichtige Informationen nahtlos zwischen den beiden Projekten austauscht. Die Zusammenarbeit verbesserte sich, die Abläufe wurden gestrafft, und der Verein konnte sich endlich auf das Wesentliche konzentrieren: das schöne Spiel.
Hinter dieser Transformation stand Michael Bernhard, CEO der catworkx AG und selbst ein Fußballfan. Mit über 20 Jahren Erfahrung in der lokalen Fußballszene konnte Michael nicht tatenlos zusehen, wie sich sein geliebter Verein abmüht. Er wusste, dass der Verein ein technisches Upgrade brauchte, und er und sein Team bei catworkx waren genau die Richtigen, um es zu liefern.
Die Herausforderung
Stellen Sie sich vor, Sie leiten einen Fußballverein mit Hunderten von Spielern und Mitgliedern, die alle in... Excel-Tabellen erfasst werden. Jahrelang kämpfte dieser Verein mit dieser Menge an Zeilen und Spalten von Daten und versuchte, alles zu erfassen - von persönlichen Daten und Zahlungen bis hin zu Mannschaftszuweisungen.
Als der Club wuchs, wurde dieser Excel-Albtraum nur noch schlimmer. Die manuelle Datenverwaltung führte zu Fehlern, veralteten Datensätzen und Sicherheitsrisiken. Außerdem benötigten verschiedene Beteiligte - Trainer, Administratoren und Vorstandsmitglieder - Zugriff auf verschiedene Informationen, aber Excel fehlte eine strukturierte Zugriffskontrolle.
Das Ergebnis? Datenchaos. Dieser Ansatz führte zu Datenschutzrisiken, Dateninkonsistenzen und einem enormen Verwaltungsaufwand, insbesondere am Ende der Saison, wenn die Trainer separate Listen einreichten, die manuell abgeglichen werden mussten.
Das Excel-basierte System war mit mehreren großen Herausforderungen verbunden:
🚩 Datenfragmentierung und Unstimmigkeiten: Jeder Trainer führte separate Excel-Listen, was zu nicht übereinstimmenden Datensätzen führte.
🚩 Mangelnde Zugangskontrolle: Die Trainer benötigten Kontaktinformationen und die Spielerhistorie, durften aber keine anderen sensiblen Informationen sehen, z. B. Finanzdaten oder Spieleradressen.
🚩Manueller Arbeitsaufwand: Die Administratoren mussten Tabellen am Ende jeder Saison manuell vergleichen und konsolidieren, was zu erheblichen Ineffizienzen führte.
Die Lösung: Jira als CRM verwenden
Mit Hilfe der Beratungsexpertise von catworkx stellte der Verein seine gesamte Mitgliederdatenbank auf Jira um, wobei die Informationen zu den einzelnen Spielern in Tickets gespeichert wurden und Jira zu einem CRM wurde.
Die nächste Herausforderung war die Lösung des Problems der Zugriffskontrolle, um den Datenschutz zu gewährleisten:
Administratoren und Vorstandsmitglieder benötigten Zugang zu allen Informationen über die Spieler, wie z. B. detaillierte finanzielle und persönliche Daten.
Trainer brauchten nur relevante Teile dieses Datensatzes zu sehen, z. B. Kontaktdetails und Spielerhistorie.
In der Zwischenzeit müssen die Daten für alle Beteiligten auf dem neuesten Stand bleiben und gleichzeitig müssen sensible Informationen geschützt werden.
Um dieses Problem zu lösen, wurden zwei verschiedene Jira-Projekte erstellt:
1. Master-Projekt
- Enthält alle Spieler-/Mitgliederdaten
- Enthält finanzielle Details, Mitgliedsbeiträge und persönliche Kennungen
- Eingeschränkter Zugriff nur für Administratoren und Vorstandsmitglieder
Anstatt eine komplexe Sicherheit auf Feldebene zu verwenden, um den Zugriff für Coaches zu kontrollieren, hat catworkx das Master-Jira-Projekt mit reduzierten Datenfeldern für Coaches geklont.
2. Coach-Projekt
- Enthält begrenzte Informationen (Kontaktangaben, Teamgeschichte)
- Ausgeschlossen sind sensible Daten (z. B. Bankverbindungen, Versicherungsnummern)
- Zugang nur für Trainer und Teamleitung
Der Club arbeitet mit etwa 100 kostenlosen Community-Lizenzen für Jira, um sicherzustellen, dass Vorstandsmitglieder, Administratoren und Trainer über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen.
Backbone Issue Sync verwenden, um Projekte synchron zu halten
Die Daten zwischen den beiden Projekten wurden mithilfe von Backbone Issue Sync für Jira synchronisiert. Alle Änderungen, die ein Coach am Status des Spielers vornimmt, werden automatisch mit dem Master-Projekt synchronisiert und umgekehrt.
"Wir synchronisieren nur die Daten aus dem Masterprojekt mit den Trainerprojekten, die die Trainer sehen sollen. Diese Trennung in Verbindung mit Berechtigungsschemata gewährleistet sowohl die Datensicherheit als auch einen angemessenen Zugriff. Die Mitarbeiter haben keine Excel-Listen mehr. Sie pflegen die Daten in Jira, und sie sind immer auf dem neuesten Stand, anstatt die ganze Saison über mit veralteten Tabellen zu arbeiten."
- Michael Bernhard, Vorstandsvorsitzender, catworkx AG
Implementierung und Nutzen
Unter der Leitung von catworkx wurde die Konfiguration sehr schnell aufgesetzt und läuft seitdem zuverlässig.
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"Wir haben die Synchronisation von Backbone konfiguriert, was innerhalb von zwei Stunden erledigt war. Sie ist zuverlässig. Es ist stabil. Es ist schnell. Überhaupt keine Beschwerden. Wir haben es vor 5 Jahren einmal eingerichtet, und seitdem läuft es reibungslos."
- Michael Bernhard, Vorstandsvorsitzender, catworkx AG
Der Backbone-Vorteil:
Keine Datensilos mehr
Automatische Aktualisierungen zwischen dem Master- und dem Coach-Projekt stellen sicher, dass die Daten konsistent bleiben.
Neben Jira-Problemen werden auch Kommentare, Anhänge und Workflows in beiden Projekten abgebildet und synchronisiert.
Auch der Lebenszyklus der Mitglieder wird in den beiden Projekten mithilfe von Workflow-Mapping verfolgt und aktualisiert. Wenn zum Beispiel ein Mitglied seine Mitgliedschaft gekündigt hat, wird sein Status im Master-Projekt aktualisiert und automatisch mit dem Coach-Projekt synchronisiert.
Warum dies für andere Organisationen von Bedeutung ist
Dieser Anwendungsfall und seine Vorteile gelten für jede Organisation, die Daten über mehrere Jira-Projekte hinweg synchronisieren und dabei strenge Sicherheitsvorschriften einhalten muss. Beispiele hierfür sind:
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Kundenbetreuung und Technik:
Gemeinsame Nutzung von Ticket-Updates über JSM- und Jira-Instanzen wie bei Arvato Systems oder Jira zu Jira hinter Firewalls wie MIC GmbH.
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HR & Compliance:
Mitarbeiterdatensätze in separaten HR & Payroll Jira-Projekten.
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IT Asset Management:
Sichere Datensynchronisierung für ein erfolgreiches Team
Durch die Umstellung von Excel auf Jira und die Implementierung von Backbone Issue Sync wurden die Daten des Fußballvereins sicherer, und die Verwaltung wurde so reibungslos wie ein perfekt ausgeführter Pass.
Die Berater von catworkx haben entscheidend dazu beigetragen, dass die Implementierung reibungslos verlief und Backbone zu einer mühelosen und zuverlässigen Lösung wurde.
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"Backbone Issue Sync war die perfekte Lösung für uns. Die Synchronisation stellt sicher, dass unsere Coaches immer über aktuelle Informationen verfügen und gleichzeitig sensible Daten geschützt sind. Sie hat die manuelle Arbeit erheblich reduziert und unsere Gesamteffizienz verbessert. Wir müssen nicht einmal mehr darüber nachdenken - es läuft einfach nahtlos im Hintergrund."
- Michael Bernhard, Vorstandsvorsitzender, catworkx AG
Mit dieser Umstellung ist der Verein besser gerüstet, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist - die Entwicklung von Spielern und die Förderung des Engagements in der Gemeinschaft - ohne sich um veraltete oder fragmentierte Daten kümmern zu müssen.
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Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit K15 erstellt, speziell für catworkx. Alle Urheberrechte sind vorbehalten.
