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FitX, el segundo mayor proveedor de gimnasios de Alemania, se beneficia de un portal de servicios moderno y fácil de usar para sus 95 estudios.
Si desea permitir una colaboración óptima entre clientes, empleados y proveedores de servicios, necesita un portal de servicios centralizado y funcional. TIMETOACT está implementando un nuevo portal de servicios para FitX con Jira Service Management, sustituyendo el sistema anterior en un breve espacio de tiempo. Con la moderna y fácil de usar herramienta de Atlassian, ahora se pueden notificar y procesar fácilmente problemas, fallos y averías en los 95 gimnasios. Con la migración a la nube, la empresa de fitness da un paso más en su coherente estrategia digital. Referencia en PDF |
- Tina Wichmann, Jefa de equipo de gestión de aplicaciones FitX |
Necesidad de un portal de servicios basado en la nube
Una gestión eficaz de los servicios se caracteriza por procesos informáticos optimizados y flujos de trabajo eficientes. El portal de servicios utilizado para este fin está diseñado para ayudar a los empleados a mejorar la colaboración y responder rápidamente a los problemas notificados. FitX, el segundo mayor proveedor de gimnasios de Alemania, utilizaba una herramienta que ya no podía satisfacer las crecientes necesidades de sus 95 estudios. Varios equipos de la sede central se encargan de procesar los informes de problemas, averías y daños en los equipos de fitness o en el edificio de los gimnasios. Se necesitaba un nuevo portal de servicios para crear y procesar tickets de forma eficiente, con el fin de garantizar una buena visión general y facilidad de uso en el futuro, ya que se están planificando nuevas ubicaciones.
Los requisitos básicos debían limitarse a los puntos más importantes para que apenas fuera necesario personalizarlos y la herramienta siguiera siendo escalable para futuras necesidades y la posterior expansión de la empresa.
Requisitos básicos:El requisito fundamental del proyecto era implantar un nuevo portal de servicios con un diseño moderno que permitiera un manejo fácil e intuitivo, facilitara el control de los flujos de trabajo y las notificaciones y fuera compatible con dispositivos móviles y fuera de línea. La herramienta debía ser capaz de mapear el árbol de categorías existente para captar las condiciones marco con la mayor precisión posible y asignar responsabilidades. La migración a la nube también era clave. |
- Tina Wichmann, jefa de equipo de gestión de aplicaciones FitX |
Configuración personalizada de Jira Service Management en la nube de Atlassian
FitX optó por Jira Service Management como su nuevo portal de servicios, un sistema de tickets desarrollado por Atlassian específicamente para que los equipos de servicio optimicen los flujos de trabajo. La empresa de fitness ya utilizaba Jira Software y Confluence de Atlassian, por lo que el nuevo portal de servicios pudo integrarse fácilmente en el entorno de herramientas existente.
A mediados de agosto de 2021, se encargó a TIMETOACT la configuración de un portal de servicios acorde con los requisitos y, por tanto, la integración de Jira Service Management. El punto de partida fueron talleres exhaustivos para determinar, por un lado, las funcionalidades de la herramienta actual y, por otro, registrar los requisitos individuales del gimnasio. A partir de ahí, se reconfiguró Jira Service Management y se adaptó a las necesidades de FitX.
La implementación del portal de servicios en la nube de Atlassian no requirió ninguna actividad administrativa por parte de los expertos de TIMETOACT, sino que se limitó principalmente a la configuración de la nueva herramienta. Por lo tanto, el proyecto se completó rápidamente y en el plazo previsto, a principios de octubre de 2021.
Despliegue de un portal de servicios funcional studioweit
Los objetivos técnicos y funcionales definidos se cumplieron plenamente en el proyecto. Con Jira Service Management, la empresa de fitness dispone ahora de un moderno portal de servicios para notificar y procesar problemas y fallos en todos los estudios:
Gestión de activos en el árbol de categorías
Facilidad de uso
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Transparencia
Tratamiento eficaz
- Arne Ralf, Responsable técnico de Atlassian, TIMETOACT |
TIMETOACT como futuro socio de mantenimiento y asistencia técnica
En seis semanas, se configuró e implementó un nuevo portal de servicios con Jira Service Management y se realizó la migración a la nube.
Los objetivos opcionales se están alcanzando ahora en otra fase del proyecto. Entre ellos figura, sobre todo, un mejor sistema de notificación a largo plazo. En caso de una interrupción crítica, Opsgenie (también incluido en la versión Premium Cloud) puede notificar incidentes de alta prioridad a los empleados adecuados a través de varios canales de comunicación como parte de la gestión de incidentes o incluso escalarlos automáticamente. Básicamente, aún es necesario ampliar el árbol de categorías e implementar otros requisitos que han surgido en el transcurso del proyecto.
En el transcurso del proyecto, el equipo de FitX recibió una amplia formación en el uso de Atlassian para que en el futuro puedan gestionar ellos mismos la gestión de servicios de Jira. No obstante, TIMETOACT seguirá prestando apoyo a la empresa de fitness como socio de mantenimiento y asistencia en caso de dudas, además de implementar los objetivos opcionales.
Tecnologías utilizadas
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