A beszerzési folyamatok feltérképezése

a beszerzési folyamat lépéseinek vizualizálása és strukturált módon történő dokumentálása

A beszerzési folyamatok feltérképezésének első lépése a beszerzési folyamat főbb tevékenységeinek vagy szakaszainak azonosítása. Ezek közé tartozhatnak olyan tevékenységek, mint az áruk vagy szolgáltatások iránti igény meghatározása, a beszállítók beszerzése, a szerződéstárgyalások, a megrendelések leadása, az áruk vagy szolgáltatások átvétele és a kifizetések feldolgozása.

section_4_illustration-e29465a7b771fd84f482f6b55adb52601e552e5330e7bed1e21af0195fce877f
A beszerzési folyamatok feltérképezésének első lépése a beszerzési folyamat főbb tevékenységeinek vagy szakaszainak azonosítása. Ezek közé tartozhatnak olyan tevékenységek, mint az áruk vagy szolgáltatások iránti igény meghatározása, a beszállítók beszerzése, a szerződéskötések megtárgyalása, a megrendelések leadása, az áruk vagy szolgáltatások átvétele és a kifizetések feldolgozása.
Multi Tool@2x
A fő tevékenységek azonosítása után a következő lépés az, hogy azokat résztevékenységekre vagy lépésekre bontjuk. Például a "beszállítók beszerzése" tevékenységet olyan résztevékenységekre lehet lebontani, mint a potenciális beszállítók azonosítása, a beszállítói ajánlatok értékelése és a kiválasztott beszállítókkal való tárgyalás.
A fő tevékenységek azonosítása után a következő lépés az, hogy azokat résztevékenységekre vagy lépésekre bontjuk. Például a "beszállítók beszerzése" tevékenységet olyan résztevékenységekre lehet lebontani, mint a potenciális beszállítók azonosítása, a beszállítói ajánlatok értékelése és a kiválasztott beszállítókkal való tárgyalás.
A tevékenységek és résztevékenységek azonosítása után a következő lépés a folyamat dokumentálása vizuális ábrázolással, például folyamatábrával vagy folyamatábrával. A folyamattérképnek világosan meg kell mutatnia a tevékenységek sorrendjét és a közöttük lévő kapcsolatokat, valamint a folyamatban lévő döntési pontokat, hurkokat vagy visszacsatolási hurkokat.
illusztráció-folt-térkép Pontok-488x360@2x
A tevékenységek és résztevékenységek azonosítása után a következő lépés a folyamat dokumentálása vizuális ábrázolással, például különböző  folyamatábrákkal. A folyamattérképnek világosan meg kell mutatnia a tevékenységek sorrendjét és a közöttük lévő kapcsolatokat, valamint a folyamatban lévő döntési pontokat, hurkokat vagy visszacsatolási pontokat.
projektterv

Részfeladatokra bontás

A beszerzési folyamatok feladatszakaszokra történő felosztása számos előnnyel jár a vállalkozások számára. Segít az összetett folyamatokat kisebb, jobban kezelhető feladatokra bontani, ami javítja az áttekinthetőséget és csökkenti a hibák kockázatát. A feladtszekciók felosztása megkönnyíti továbbá a feladatok konkrét érdekeltekhez való hozzárendelését, az előrehaladás nyomon követését és a feladatok időben történő elvégzésének biztosítását. A feladtszakaszok felosztása emellett segíti a vállalkozásokat a beszerzési folyamat szűk keresztmetszeteinek azonosításában és az általános hatékonyság javításában.

Egy beszerzési folyamatban bizonyos feladatok függhetnek más feladatok elvégzésétől. Például a beszerzési rendelés létrehozása függhet a szállító kiválasztásának befejezésétől. A beszerzési folyamatok zökkenőmentes lefutásának biztosítása érdekében fontos a feladatrészek közötti függőségek azonosítása és kezelése. Ez magában foglalhatja egy munkafolyamat beállítását egy olyan eszközben, mint például a Jira, amely automatikusan továbbítja a feladatokat a függőségek alapján.

Az Atlassian termékek beszerzési célú használatának előnyei

Az Atlassian termékei előnyösek lehetnek a beszerzési folyamatok irányításában, mivel központi platformot biztosítanak az együttműködéshez, a feladatok kezeléséhez és a riportáláshoz.

Nyílt kommunikáció
Jobb együttműködés

Az Atlassian eszközök, például a Jira és a Confluence központi platformot biztosítanak az érdekeltek számára a beszerzési feladatokkal kapcsolatos együttműködéshez. Ez javítja a kommunikációt, csökkenti a hibák számát, és biztosítja, hogy mindenki ugyanazokért a célokért dolgozik.

illusztráció-folt-vásárlási táska_1
Ésszerűsített beszerzési folyamatok

Az Atlassian eszközeinek használatával a beszerzési feladatok kezelésére a vállalkozások racionalizálhatják beszerzési folyamataikat, csökkenthetik a ciklusidőt és növelhetik a hatékonyságot.


Terv-1@2x
Jobb láthatóság

Az Atlassian eszközei valós idejű átláthatóságot biztosítanak a beszerzési tevékenységekről, lehetővé téve a vállalkozások számára a beszerzési feladatok előrehaladásának nyomon követését, a szűk keresztmetszetek azonosítását és az adatvezérelt döntések meghozatalát.

incidenskezelés premium@2x
Továbbfejlesztett jelentéstétel

Az Atlassian termékei hatékony riportálási és elemzési lehetőségeket biztosítanak, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy egyedi jelentéseket és dashboardokat készítsenek, amelyek betekintést nyújtanak a beszerzési teljesítménybe.

Prepare-1@2x
Testreszabható munkafolyamatok

Az Atlassian eszközök, mint például a Jira, lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy testreszabható munkafolyamatokat hozzanak létre, amelyek igazodnak a sajátos beszerzési folyamataikhoz. Ez biztosítja a beszerzési feladatok következetes és hatékony elvégzését.

Beszerzési sablon

Minden beszerzés nyomon követése a kéréstől a beérkezésig
 

Egyedi kérvények létrehozása: Alakítsa át a beszerzési workflow-t úgy, hogy az tükrözze csapata egyedi beszerzési folyamatát.

Beépített beszerzéskövetés: Adjon hozzá minden megrendeléshez árajánlatokat, ajánlatokat és esedékességi dátumokat, hogy egyszerűsítse a beszerzések kezelését és szűrje a problémákat.

Hatékony jelentéskészítés: Használjon különböző jelentéseket, amelyekkel azonosíthatja az egyes emberekre, projektekre, verziókra vagy Issue-kra vonatkozó trendeket.

A mérőszámok és a KPI-k fontosak a beszerzési folyamatok hatékonyságának méréséhez.

Analóg óra
Ciklusidő

az az idő, amely alatt egy beszerzési folyamat az elejétől a végéig tart.

érmék
Költségmegtakarítás

a beszerzési folyamatok optimalizálásával megtakarított pénzösszeg.

illusztrációk-folt-Bullseye
A beszerzett áruk vagy szolgáltatások minősége

a minőségi előírásoknak megfelelő áruk vagy szolgáltatások százalékos aránya.


illusztráció-pont-dokumentum keresés-404x422@2x
Szerződéses megfelelés

a szerződések százalékos aránya, amelyet mind a vállalkozás, mind a szállító betart.

kép 10
Az érdekelt felek elégedettsége

az érdekelt felek elégedettsége a közbeszerzési eljárással és annak eredményeivel.

Az Ön kapcsolattartási pontja:

Janine Sauer

Atlassian tanácsadó

Janine Sauer
Szakosodás:
Jira, Confluence, Bitbucket
Platinum+Solution+Partner+Enterpise+clear+big-01

Atlassian Enterprise Platinum Solution Partner

Solution Partnerként számos szolgáltatást és egyedi megoldást kínálunk vállalatok részére, támogatjuk a csapatokat a jövő alakításában.

Szakértőink a következő akkreditációkkal és elismerésekkel is rendelkeznek: