Mapeo del proceso de contratación

visualizar las etapas del proceso de contratación y documentarlas de forma estructurada

El primer paso en el mapeo del proceso de adquisición consiste en identificar las principales actividades o etapas que intervienen en el proceso de adquisición. Esto puede incluir actividades como la identificación de la necesidad de bienes o servicios, la búsqueda de proveedores, la negociación de contratos, la realización de pedidos, la recepción de bienes o servicios y la tramitación de pagos.

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El primer paso en el mapeo del proceso de adquisición consiste en identificar las principales actividades o etapas que intervienen en el proceso de adquisición. Esto puede incluir actividades como la identificación de la necesidad de bienes o servicios, la búsqueda de proveedores, la negociación de contratos, la realización de pedidos, la recepción de bienes o servicios y la tramitación de pagos.

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Una vez identificadas las actividades principales, el siguiente paso es desglosarlas en subactividades o pasos. Por ejemplo, la actividad de "búsqueda de proveedores" podría dividirse en subactividades como la identificación de proveedores potenciales, la evaluación de las propuestas de los proveedores y la negociación con los proveedores seleccionados.
Una vez identificadas las actividades principales, el siguiente paso es desglosarlas en subactividades o pasos. Por ejemplo, la actividad de "búsqueda de proveedores" podría dividirse en subactividades como la identificación de proveedores potenciales, la evaluación de las propuestas de los proveedores y la negociación con los proveedores seleccionados.
Una vez identificadas las actividades y subactividades, el siguiente paso es documentar el proceso mediante una representación visual, como un diagrama de flujo o un mapa de procesos. El mapa del proceso debe mostrar claramente la secuencia de actividades y las relaciones entre ellas, así como los puntos de decisión, bucles o bucles de retroalimentación del proceso.
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Una vez identificadas las actividades y subactividades, el siguiente paso consiste en documentar el proceso mediante una representación visual, como un diagrama de flujo o un mapa de procesos. El mapa del proceso debe mostrar claramente la secuencia de actividades y las relaciones entre ellas, así como los puntos de decisión, bucles o bucles de retroalimentación del proceso.
plan del proyecto

División en secciones de tareas

Dividir los procesos de contratación en secciones de tareas ofrece varias ventajas a las empresas. Ayuda a dividir procesos complejos en tareas más pequeñas y manejables, lo que mejora la claridad y reduce el riesgo de errores. La división en secciones de tareas también facilita la asignación de tareas a partes interesadas específicas, el seguimiento del progreso y la garantía de que las tareas se completan a tiempo. Además, la división por secciones de tareas ayuda a las empresas a identificar cuellos de botella en el proceso de contratación y a mejorar la eficiencia general.

En un proceso de contratación, algunas tareas pueden depender de la realización de otras. Por ejemplo, la creación de una orden de compra puede depender de la finalización de la selección de proveedores. Para garantizar que los procesos de adquisición se desarrollen sin problemas, es importante identificar y gestionar las dependencias entre las secciones de tareas. Esto puede implicar la configuración de un flujo de trabajo en una herramienta como Jira para dirigir automáticamente las tareas en función de sus dependencias.

Principales ventajas de utilizar Atlassian Tools para las adquisiciones

Las herramientas de Atlassian pueden ser beneficiosas para gestionar los procesos de contratación al proporcionar una plataforma centralizada para la colaboración, la gestión de tareas y la elaboración de informes.

Comunicaciones abiertas
Colaboración mejorada

Las herramientas de Atlassian, como Jira y Confluence, proporcionan una plataforma centralizada para que las partes interesadas colaboren en las tareas de adquisición. Esto mejora la comunicación, reduce los errores y garantiza que todo el mundo trabaje para alcanzar los mismos objetivos.

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Agilización de los procesos de adquisición

Al utilizar Atlassian Tools para gestionar las tareas de aprovisionamiento, las empresas pueden agilizar sus procesos de aprovisionamiento, reducir la duración de los ciclos y aumentar la eficacia.


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Mejor visibilidad

Las herramientas de Atlassian proporcionan visibilidad en tiempo real de las actividades de aprovisionamiento, lo que permite a las empresas realizar un seguimiento del progreso de las tareas de aprovisionamiento, identificar cuellos de botella y tomar decisiones basadas en datos.

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Informes mejorados

Las herramientas de Atlassian proporcionan potentes funciones de generación de informes y análisis, lo que permite a las empresas generar informes y cuadros de mando personalizados que proporcionan información sobre el rendimiento de las adquisiciones.

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Flujos de trabajo personalizables

Las herramientas de Atlassian, como Jira, permiten a las empresas crear flujos de trabajo personalizables que se ajusten a sus procesos de adquisición específicos. Esto garantiza que las tareas de aprovisionamiento se completen de forma coherente y eficiente.

Plantilla de compras

Seguimiento de todas las compras desde la solicitud hasta la recepción
 

Creación de solicitudes personalizadas: adapta tu flujo de trabajo de aprovisionamiento para reflejar el proceso de compra exclusivo de tu equipo.

Seguimiento de compras integrado : añade presupuestos, propuestas y fechas de vencimiento a cada pedido para simplificar la gestión de las compras y filtrar los problemas.

Potentes informes: utiliza una serie de informes para identificar tendencias sobre personas, proyectos, versiones o problemas concretos.

Las métricas y los indicadores clave de rendimiento son importantes para medir la eficacia de los procesos de contratación.

Reloj analógico
Duración del ciclo

el tiempo que se tarda en completar un proceso de contratación de principio a fin

monedas
Ahorro de costes

la cantidad de dinero que se ahorra optimizando los procesos de adquisición

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Calidad de los bienes o servicios adquiridos

porcentaje de bienes o servicios que cumplen las normas de calidad


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Cumplimiento de los contratos

porcentaje de contratos cumplidos tanto por la empresa como por el proveedor

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Satisfacción de las partes interesadas

el grado de satisfacción de las partes interesadas con el proceso de contratación y sus resultados.

Tu punto de contacto:

 
Janine Sauer

Consultora de Atlassian

Janine Sauer
Especialización:
Jira, Confluence, Bitbucket
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Atlassian Enterprise Platinum Solution Partner

Los socios de Atlassian ofrecen a las empresas numerosos servicios y una solución personalizada, y ayudan a los equipos a forjar el futuro.

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