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      Abbildung des Beschaffungsprozesses

      DIE SCHRITTE DES BESCHAFFUNGSPROZESSES ZU VISUALISIEREN UND STRUKTURIERT ZU DOKUMENTIEREN

      The first step in procurement process mapping is to identify the major activities or stages involved in the procurement process. This may include activities such as identifying the need for goods or services, sourcing suppliers, negotiating contracts, placing orders, receiving goods or services, and processing payments.

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      Der erste Schritt bei der Abbildung des Beschaffungsprozesses besteht darin, die wichtigsten Aktivitäten oder Phasen des Beschaffungsprozesses zu ermitteln. Dazu können Aktivitäten wie die Ermittlung des Bedarfs an Waren oder Dienstleistungen, die Beschaffung von Lieferanten, die Aushandlung von Verträgen, die Erteilung von Aufträgen, der Erhalt von Waren oder Dienstleistungen und die Abwicklung von Zahlungen gehören.
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      Once the major activities have been identified, the next step is to break them down into sub-activities or steps. For example, the "sourcing suppliers" activity might be broken down into sub-activities such as identifying potential suppliers, evaluating supplier proposals, and negotiating with selected suppliers.
      Sobald die Hauptaktivitäten identifiziert sind, werden sie in Unteraktivitäten oder Schritte unterteilt. Die Aktivität "Beschaffung von Lieferanten" könnte beispielsweise in Teilaktivitäten wie die Identifizierung potenzieller Lieferanten, die Bewertung von Lieferantenvorschlägen und die Verhandlung mit ausgewählten Lieferanten untergliedert werden.
      Once the activities and sub-activities have been identified, the next step is to document the process using a visual representation, such as a flowchart or process map. The process map should clearly show the sequence of activities and the relationships between them, as well as any decision points, loops, or feedback loops in the process.
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      Sobald die Aktivitäten und Unteraktivitäten identifiziert sind, besteht der nächste Schritt darin, den Prozess mit Hilfe einer visuellen Darstellung zu dokumentieren, z. B. mit einem Flussdiagramm oder einer Prozesslandkarte. Die Prozesslandkarte sollte die Abfolge der Aktivitäten und die Beziehungen zwischen ihnen sowie alle Entscheidungspunkte, Schleifen oder Rückkopplungsschleifen im Prozess klar darstellen.
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      Aufteilung in Aufgabenbereiche

       

      Die Unterteilung von Beschaffungsprozessen in Aufgabenabschnitte bietet den Unternehmen mehrere Vorteile. Sie hilft, komplexe Prozesse in kleinere, leichter zu bewältigende Aufgaben zu unterteilen, was die Übersichtlichkeit erhöht und das Fehlerrisiko verringert. Die Aufteilung in Aufgabenabschnitte macht es auch einfacher, Aufgaben bestimmten Beteiligten zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Darüber hinaus hilft die Aufgabenteilung Unternehmen, Engpässe im Beschaffungsprozess zu erkennen und die Gesamteffizienz zu verbessern.

      In einem Beschaffungsprozess können bestimmte Aufgaben von der Erledigung anderer Aufgaben abhängen. Zum Beispiel kann die Erstellung einer Bestellung von der Fertigstellung der Lieferantenauswahl abhängen. Um einen reibungslosen Ablauf des Beschaffungsprozesses zu gewährleisten, ist es wichtig, die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgabenbereichen zu ermitteln und zu verwalten. Dazu kann die Einrichtung eines Workflows in einem Tool wie Jira gehören, um Aufgaben automatisch auf der Grundlage ihrer Abhängigkeiten weiterzuleiten.

      Die wichtigsten Vorteile des Einsatzes von Atlassian Tools für die Beschaffung

      Atlassian Tools können bei der Verwaltung von Beschaffungsprozessen von Vorteil sein, da sie eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit, das Aufgabenmanagement und die Berichterstattung bieten.

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      Verbesserte Zusammenarbeit

      Atlassian-Tools wie Jira und Confluence bieten den Beteiligten eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit bei Beschaffungsaufgaben. Dies verbessert die Kommunikation, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dieselben Ziele hinarbeiten.

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      Rationalisierte Beschaffungsprozesse

      Durch den Einsatz von Atlassian Tools zur Verwaltung von Beschaffungsaufgaben können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse rationalisieren, die Durchlaufzeit verkürzen und die Effizienz steigern.

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      Bessere Sichtbarkeit

      Die Atlassian-Tools bieten Echtzeit-Transparenz in den Beschaffungsaktivitäten, so dass Unternehmen den Fortschritt von Beschaffungsaufgaben verfolgen, Engpässe erkennen und datengestützte Entscheidungen treffen können.

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      Verbessertes Reporting

      Die Atlassian-Tools bieten leistungsstarke Berichts- und Analysefunktionen, mit denen Unternehmen benutzerdefinierte Berichte und Dashboards erstellen können, die Einblicke in die Beschaffungsleistung geben.

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      Anpassbare Arbeitsabläufe

      Mit Atlassian-Tools wie Jira können Unternehmen anpassbare Workflows erstellen, die auf ihre spezifischen Beschaffungsprozesse abgestimmt sind. So wird sichergestellt, dass die Beschaffungsaufgaben einheitlich und effizient erledigt werden.

      Vorlage für die Beschaffung

      VERFOLGEN SIE ALLE EINKÄUFE VON DER ANFRAGE BIS ZUM ERHALT
       

      Benutzerdefinierte Erstellung von Anfragen: Passen Sie Ihren Beschaffungsworkflow an den individuellen Einkaufsprozess Ihres Teams an.

      Integrierte Einkaufsverfolgung: Fügen Sie Angebote, Vorschläge und Fälligkeitsdaten zu jeder Bestellung hinzu, um das Beschaffungsmanagement zu vereinfachen und nach Problemen zu filtern.

      Leistungsstarke Berichte: Nutzen Sie eine Reihe von Berichten, die Trends zu bestimmten Personen, Projekten, Versionen oder Problemen aufzeigen.

      Metriken und KPIs sind wichtig für die Messung der Effektivität von Beschaffungsprozessen

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      Zykluszeit

      die Zeit, die benötigt wird, um einen Beschaffungsprozess von Anfang bis Ende abzuschließen

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      Kosteneinsparungen

      wie viel Geld durch die Optimierung der Beschaffungsprozesse eingespart wird

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      Qualität der beschafften Waren oder Dienstleistungen

      der Prozentsatz der Waren oder Dienstleistungen, die den Qualitätsstandards entsprechen

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      Einhaltung von Verträgen

      der Prozentsatz der Verträge, die sowohl vom Unternehmen als auch vom Lieferanten eingehalten werden

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      Zufriedenheit der Stakeholder

      den Grad der Zufriedenheit der Beteiligten mit dem Beschaffungsprozess und seinen Ergebnissen.

      Ihre Ansprechpartnerin:

       
      Janine Sauer

      Atlassian Consultant

      Janine Sauer
      Spezialisierung:
      Jira, Confluence, Bitbucket

      Wir helfen Ihnen dabei, Ihren Beschaffungsprozess zu rationalisieren und Ihre Kosteneinsparungen mit Atlassian Tools zu maximieren!

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      Atlassian Enterprise Platinum Solution Partner

      Solution Partner bieten Unternehmen viele Services und eine individuelle Lösung an und unterstützen Teams beim Gestalten der Zukunft.

      Unsere Experten halten zudem die folgenden Akkreditierungen und Auszeichnungen: 

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