Skuteczne zarządzanie zakupami zapewnia firmom możliwość pozyskiwania materiałów, usług i produktów, których potrzebują do prowadzenia działalności, przy jednoczesnym zarządzaniu kosztami, ryzykiem i wymogami zgodności. Zarządzanie zadaniami związanymi z zaopatrzeniem może jednak stanowić wyzwanie. To właśnie tutaj technologia może pomóc. Wykorzystując narzędzia Atlassian, firmy mogą usprawnić procesy poprawić współpracę i uzyskać lepszy wgląd w zadania związane z zaopatrzeniem.
Zaczynajmy!Proces zaopatrzenia można podzielić na kilka etapów lub faz, w tym planowanie, zapotrzebowanie, wybór dostawcy, negocjacje umowy, tworzenie zamówienia zakupu, odbiór towarów lub usług, przetwarzanie płatności i ocena. Każdy etap procesu obejmuje określone zadania i interesariuszy. Przykładowo, na etapie planowania firmy identyfikują potrzebne materiały lub usługi, określają budżet i opracowują plan zakupów. Na etapie wyboru dostawcy firmy będą badać potencjalnych dostawców, oceniać ich możliwości i wybierać dostawcę, który najlepiej spełnia ich potrzeby. Etap negocjacji umowy obejmuje opracowanie i sfinalizowanie warunków umowy z wybranym dostawcą.
One of the key benefits of using Jira for procurement is the ability to map all your suppliers in one centralized location. By using Jira, you can easily store and manage supplier information, such as contact details, certifications, and performance metrics. This makes it easy to track and manage supplier relationships and ensure that you are working with the right suppliers for your needs.
Jira also allows you to map supplier products and services, making it easy to understand which suppliers can provide which goods and services. By mapping this information in Jira, you can quickly identify the right suppliers for specific procurement needs, streamline the procurement process, and ensure that you are getting the best value for your money.
Another key benefit of using Jira for procurement is the ability to connect to invoices and cost-controlling systems. By integrating Jira with these systems, you can easily track and manage costs associated with procurement, monitor budgets and spending, and ensure that you are staying within your financial limits. This can help you to optimize your procurement process and ensure that you are getting the best value for your money.
Pierwszym etapem procesu zamówień jest planowanie. Obejmuje to identyfikację zapotrzebowania na towary lub usługi, określenie wymagań dotyczących tych towarów lub usług oraz opracowanie planu zamówień, który przedstawia proces i procedury zamówień.
Drugim etapem procesu zakupowego jest sourcing. Obejmuje on identyfikację potencjalnych dostawców i pozyskiwanie ofert lub propozycji od tych dostawców. Etap sourcingu może również obejmować przeprowadzenie oceny dostawców i negocjacji w celu zapewnienia, że wybrani dostawcy spełniają wymagania organizacji i zapewniają najlepszą wartość.
Trzecim etapem procesu zakupowego jest zawieranie umów. Obejmuje to opracowanie i wykonanie umów z wybranymi dostawcami, w tym negocjowanie warunków, określenie zakresu prac oraz ustalenie wskaźników i standardów wydajności.
Czwartym etapem procesu zakupowego jest złożenie zamówienia. Obejmuje to składanie zamówień zakupu u wybranych dostawców, określając towary lub usługi, które mają zostać nabyte, terminy dostaw i warunki płatności.
Piątym etapem procesu zakupowego jest odbiór i kontrola. Obejmuje on odbiór towarów lub usług od dostawców, weryfikację ich zgodności ze specyfikacjami określonymi w zamówieniu zakupu oraz przeprowadzenie wszelkich niezbędnych inspekcji lub środków kontroli jakości.
Ostatnim etapem procesu zakupowego jest płatność. Obejmuje to przetwarzanie faktur od dostawców, weryfikację, czy towary lub usługi zostały otrzymane i spełniają określone wymagania oraz autoryzację płatności.
Pierwszym krokiem w mapowaniu procesu zakupowego jest zidentyfikowanie głównych działań lub etapów zaangażowanych w proces zakupowy. Może to obejmować takie działania, jak identyfikacja zapotrzebowania na towary lub usługi, pozyskiwanie dostawców, negocjowanie umów, składanie zamówień, otrzymywanie towarów lub usług oraz przetwarzanie płatności.
Podział procesów zakupowych na sekcje zadań oferuje kilka korzyści dla firm. Pomaga podzielić złożone procesy na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu zadania, co poprawia przejrzystość i zmniejsza ryzyko błędów. Podział na sekcje zadań ułatwia również przypisywanie zadań do konkretnych interesariuszy, śledzenie postępów i zapewnienie, że zadania są wykonywane na czas. Ponadto podział na sekcje zadań pomaga firmom zidentyfikować wąskie gardła w procesie zakupowym i poprawić ogólną wydajność.
W procesie zakupowym niektóre zadania mogą zależeć od wykonania innych. Na przykład utworzenie zamówienia zakupu może zależeć od zakończenia wyboru dostawcy. Aby zapewnić, że procesy zakupowe przebiegają sprawnie, ważne jest, aby zidentyfikować i zarządzać zależnościami między sekcjami zadań. Może to wymagać skonfigurowania przepływu pracy w narzędziu takim jak Jira, aby automatycznie kierować zadania w oparciu o ich zależności.
Narzędzia Atlassian mogą być przydatne w zarządzaniu procesami zakupowymi, zapewniając scentralizowaną platformę do współpracy, zarządzania zadaniami i raportowania.
Narzędzia Atlassian, takie jak Jira i Confluence, zapewniają scentralizowaną platformę dla interesariuszy do współpracy nad zadaniami związanymi z zamówieniami. Usprawnia to komunikację, zmniejsza liczbę błędów i zapewnia, że wszyscy dążą do osiągnięcia tych samych celów.
Korzystając z narzędzi Atlassian do zarządzania zadaniami związanymi z zaopatrzeniem, firmy mogą usprawnić procesy zaopatrzenia, skrócić czas cyklu i zwiększyć wydajność.
Narzędzia Atlassian zapewniają wgląd w działania związane z zaopatrzeniem w czasie rzeczywistym, umożliwiając firmom śledzenie postępów zadań związanych z zaopatrzeniem, identyfikowanie wąskich gardeł i podejmowanie decyzji opartych na danych.
Narzędzia Atlassian zapewniają zaawansowane funkcje raportowania i analizy, umożliwiając firmom generowanie niestandardowych raportów i pulpitów nawigacyjnych, które zapewniają wgląd w wydajność zamówień.
Narzędzia Atlassian, takie jak Jira, umożliwiają firmom tworzenie konfigurowalnych przepływów pracy, które są zgodne z ich konkretnymi procesami zaopatrzenia. Zapewnia to spójną i wydajną realizację zadań związanych z zaopatrzeniem.
Tworzenie niestandardowych wniosków: Dostosuj przepływ pracy zamówień, aby odzwierciedlał unikalny proces zakupu Twojego zespołu.
Wbudowane śledzenie zakupów: Dodawaj oferty, propozycje i terminy płatności do każdego zamówienia, aby uprościć zarządzanie zamówieniami i filtrować je pod kątem problemów.
Zaawansowane raportowanie: Skorzystaj z szeregu raportów, które identyfikują trendy dotyczące określonych osób, projektów, wersji lub zagadnień.
Czas potrzebny na ukończenie procesu zaopatrzenia od początku do końca.
Kwota pieniędzy zaoszczędzona dzięki optymalizacji procesów zakupowych.
Odsetek towarów lub usług spełniających standardy jakości.
Odsetek umów, które są przestrzegane zarówno przez firmę, jak i dostawcę.
Poziom zadowolenia interesariuszy z procesu zakupowego i jego wyników.