Wien Energie, ein führendes Unternehmen im Energiebereich, stand vor der Herausforderung, seine bestehenden Projektmanagement- und Dokumentationsplattformen von Jira und Confluence Server zu modernisieren. Man entschied sich, von Server in die Cloud zu migrieren. Die Cloud-basierte Lösung versprach eine nahtlose Integration von Updates und neuen Funktionen, um den gewachsenen Anforderungen des Unternehmens besser gerecht zu werden sowie einen höheren Sicherheitsstandard zu gewährleisten. Wien Energie setzte die erfolgreiche Cloud-Migration zusammen mit catworkx Österreich um.

Wien Energie nutzte zuvor bereits Jira und Confluence Server als Kernelemente ihrer Projektmanagement- und Kollaborationsprozesse. Die Entscheidung, von Server zu Cloud zu wechseln, basierte auf der Notwendigkeit, den höheren Sicherheitsstandard weiterhin gewährleisten zu können, die Skalierbarkeit zu verbessern und die Arbeitsabläufe weiter zu optimieren. Die Server-basierten Systeme stießen an ihre Grenzen, wenn es z.B. darum ging, neue Technologien zu integrieren und eine standortunabhängige Zusammenarbeit zu ermöglichen. Zudem stellten die manuelle Verwaltung von Updates und die steigenden Sicherheitsanforderungen eine Herausforderungen dar. 

Bis zur Migration setzte Wien Energie für ihre Arbeitsabläufe, neben Jira und Confluence, diverse Apps ein. Diese spielten eine zentrale Rolle in ihren Prozessen. Die starke Vernetzung der bestehenden Instanz mit der Support-Infrastruktur von WienIT brachte eine besondere Komplexität mit sich. Ein automatisierter Austausch von Tickets und Informationen sowie parallel ausgeführte Arbeitsabläufe waren integraler Bestandteil des bestehenden Systems. Die zeitkritische Situation erforderte eine zügige Migration, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen und Unterbrechungen im täglichen Betrieb zu vermeiden. Die maßgeblichste Komponente für die Wien Energie war jedoch die Datenspeicherung in der EU. Da die Atlassian-Cloud dieses Kriterium erfüllte, fiel die Auswahl nicht schwer.

Eine besondere Herausforderung bei der Migration: Die von Wien Energie eingesetzten, und intensiv genutzen Apps, waren in der Cloud nicht verfügbar. Die catworkx Expert:innen lösten dieses Problem u.a. dadurch, dass sie einige der Apps durch eine Jira-eigene Lösung, in diesem Fall durch Plans (Advanced Roadmaps), ersetzten. Teams, die zuvor intensiv mit den Apps gearbeitet hatten, sahen die Umstellung zunächst kritisch. Die gezielten Demos zu Alternativen halfen jedoch, diese Bedenken auszuräumen. Insgesamt wurde die neue, modernere Gestaltung der Cloud-Umgebung positiv im Unternehmen aufgenommen.
 

Durch die Migration konnte Wien Energie endlich die dringend benötigten Lizenzen vergeben, die zuvor aufgrund von Engpässen in der OnPrem-Version der Userlizenzierung nicht möglich waren. Die Cloud-Migration hat dieses Problem gelöst, Lizenzen können jetzt entsprechend der User vergeben werden. Nach der erfolgreichen Migration konzentriert sich Wien Energie nun darauf, den laufenden Betrieb in der Cloud zu sichern, Useranfragen zu implementieren und Teams darin zu unterstützen, wie die neuen Bordmittel und Features am besten genutzt werden können.

Die Migration zu Jira und Confluence Cloud ermöglicht es Wien Energie, flexibler, sicherer und effizienter zu arbeiten. Die Teams profitierten von neuen Funktionen, nahtloser Zusammenarbeit und einer verbesserten Skalierbarkeit. Mit der Unterstützung von catworkx konnte Wien Energie nicht nur seine bestehenden Herausforderungen bewältigen, sondern auch eine zukunftssichere Plattform für weiteres Wachstum schaffen. Dieses Cloud-Migrations-Projekt demonstriert die technische Expertise von Wien Energie und catworkx und ihre Fähigkeit, anspruchsvolle Migrationsprojekte unter Zeitdruck erfolgreich umzusetzen.