Wie man Wissensmanagementprobleme im Jahr 2025 lösen kann (8 Probleme + 4 Tools)

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, dass das Wissensmanagement ein weiteres strategisches Asset ist, dessen Auswirkungen mit denen von Service Management, Agile und DevOps gleichzusetzen sind? Durch eine Verbesserung in diesem Bereich können Sie den Zeitaufwand Ihrer Mitarbeiter um 20 bis 30 % reduzieren, ihre Arbeitsbelastung minimieren und die Einarbeitung erleichtern. Möchten Sie wissen, wie Sie dies erreichen können? Schauen wir uns 8 häufige Probleme und 4 Produkte an, die sie auf einen Schlag lösen können.

Wissensmanagement im Unternehmen - Schlüsselaspekte

Wissensmanagement ist der Prozess des Erfassens, Organisierens, Teilens und Nutzens von Informationen zur Verbesserung der Entscheidungsfindung und Arbeitseffizienz. Dazu gehören mehrere Kernaufgaben, die darauf abzielen, Informationen effektiv zu verwalten:

Wissenserstellung und -erfassung

 

Neues Wissen durch Innovation, Problemlösung und Zusammenarbeit schaffen und ordnungsgemäß dokumentieren (z. B. über Confluence, Jira oder KI-Zusammenfassungen).

Wissensorganisation und -speicherung

 

Informationen mit Hierarchien, Tags und Kategorien organisieren, um sie einfach suchen und abrufen zu können.

Confluence-Bereiche und -Vorlagen sind dabei eine große Hilfe.v

Wissensaustausch und Zusammenarbeit

 

Rechtzeitig Wissen an die richtigen Personen weitergeben.

Atlassian erleichtert den Austausch mit intelligenten Links, Benachrichtigungen und Zugriffskontrollen.

Anwendung und Nutzung von Wissen

 

Ermutigung von Teams, dokumentiertes Wissen bei Entscheidungen, im Servicemanagement und in Projekten zu nutzen.

KI-gesteuerte Empfehlungen in Atlassian-Tools liefern bei Bedarf Erkenntnisse.

Wissenserhalt und -entwicklung

Aufrechterhaltung aktuellen, relevanten und genauen Wissens durch Überprüfungen, Aktualisierungen und Bearbeitung, z. B. in Confluence und Jira.

Aber warum haben Mitarbeiter Schwierigkeiten, Informationen zu finden?

In der Realität ist es nicht so einfach, wenn es um das Wissensmanagement in einer Organisation geht, die viele verschiedene Teams umfasst. Die häufigsten Herausforderungen sind hier:

⚠️Informationssilos: Teams speichern Wissen in getrennten Bereichen, was zu mangelnder Sichtbarkeit und fehlendem Zugang führt.

⚠️Schlechte Zugänglichkeit von Wissen: Informationen sind verstreut, veraltet oder schwer zu finden.

⚠️Mangelndes Engagement und mangelnde Akzeptanz: Die Teams tragen nicht aktiv zur Wissensdatenbank bei oder nutzen diese nicht.

⚠️Schwierigkeiten bei der Pflege und Aktualisierung von Wissen: Veraltetes oder irrelevantes Wissen überflutet die Systeme.

📊Einige erschreckende Statistiken über schlechtes Wissensmanagement

Bevor wir diesen Artikel geschrieben haben, haben wir bei catworkx einige Nachforschungen angestellt und unter anderem Berichte und Statistiken von Forbes, Business Wire und Springer Nature Link über Wissensmanagement studiert. Wir waren schockiert über die Zahlen und Statistiken, die wir sahen.

Mitarbeiter verbringen 20–30 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen

40 % des Wissens eines Mitarbeiters gehen verloren, wenn er das Unternehmen verlässt

70 % der Mitarbeiter erleben eine Informationsüberflutung oder doppelt vorhandenes Wissen

Mitarbeiter verbringen 20-30% ihrer Woche mit der Suche nach Informationen, anstatt produktiv zu arbeiten. Dieses Problem beschränkt sich nicht nur auf die Abteilung für Informationsmanagement. 70 % der Mitarbeiter sind regelmäßig mit Verwirrung und Ineffizienz konfrontiert, weil sie zu viele und widersprüchliche Informationen erhalten.

Wenn die Entscheidungsfindung ohne einfachen Zugang zu zentralisiertem Wissen leidet, stellen Sie sich vor, was passiert, wenn wichtige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Bis zu 40 % des Wissens der Mitarbeiter gehen verloren. Ohne einen strukturierten Aufbewahrungsprozess und eine ordnungsgemäße Dokumentation geht wichtiges Fachwissen mit ihnen verloren.

🚨 8 wichtige Anzeichen für Probleme im Wissensmanagement

Wenn Ihr Unternehmen Probleme mit dem Wissens- oder Informationsmanagement hat, werden Sie möglicherweise mehrere Warnsignale bemerken, die auf Ineffizienzen, Wissenssilos oder einen schlechten Informationsfluss hinweisen. Hier sind die wichtigsten Symptome und Warnsignale, die auf KM-Probleme hindeuten:

1. Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, Informationen schnell zu finden

🚩 Warnsignal: Teammitglieder stellen häufig dieselben Fragen, verschwenden Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder wissen nicht, wo sie wichtige Informationen finden können.

✅ Lösung: Eine gut strukturierte Wissensdatenbank in Confluence mit KI-gestützter Suche kann relevante Inhalte sofort anzeigen.

2. Hohe Abhängigkeit von Schlüsselpersonen („Stammeswissen“)

🚩 Warnsignal: Kritisches Geschäftswissen wird von einigen wenigen Mitarbeitern verwaltet, was es für andere schwierig macht, effizient zu arbeiten, wenn diese nicht verfügbar sind.

✅ Lösung: Dokumentieren Sie wichtige Prozesse, Arbeitsabläufe und bewährte Verfahren in Confluence oder Jira, um sicherzustellen, dass das gesamte Team auf das Wissen zugreifen kann.

3. Doppelte oder widersprüchliche Informationen vorhanden

🚩 Warnsignal: Verschiedene Teams pflegen separate Versionen von Dokumenten, was zu Verwirrung und Inkonsistenzen bei der Entscheidungsfindung führt.

✅ Lösung: Ein zentralisiertes Wissensarchiv (z. B. Confluence mit Smart Links) stellt sicher, dass alle mit den aktuellsten Informationen arbeiten.

4. Wiederholte Fragen und Ineffizienzen in Support-Teams

🚩 Warnsignal: IT-, HR- oder Kundendienstteams bearbeiten häufig dieselben Anfragen ohne eine standardisierte Self-Service-Wissensdatenbank.

✅ Lösung: Die integrierte Wissensdatenbank von Jira Service Management kann sofortige Antworten liefern und so das Ticketvolumen und die Antwortzeiten reduzieren.

5. Wissensverlust durch Mitarbeiterfluktuation

🚩 Warnsignal: Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, gehen wichtiges Fachwissen und Erkenntnisse verloren, sodass neu eingestellte Mitarbeiter „bei null anfangen“ müssen.

✅ Lösung: Automatisieren Sie Dokumentationsprozesse mit den KI-gestützten Tools von Atlassian und machen Sie die Wissensbewahrung zu einem Teil der Onboarding- und Offboarding-Workflows.

6. Schlechte Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen

🚩 Warnsignal: Teams arbeiten isoliert, was zu unausgewogenen Zielen, Doppelarbeit und Schwierigkeiten bei der Koordination von Projekten führt.

✅ Lösung: Die Tools von Atlassian (Jira Align, Confluence und Trello) schaffen einen einheitlichen Arbeitsbereich für eine nahtlose funktionsübergreifende Zusammenarbeit.

7. Veraltete oder nicht überprüfte Informationen sind im Umlauf

🚩 Warnung: Mitarbeiter verlassen sich auf veraltete, ungenaue Dokumente, was zu Fehlern und Ineffizienz führt.

✅ Lösung: Verwenden Sie die Automatisierung in Confluence oder Jira, um Wissensaktualisierungen auszulösen und die Zuständigkeit für regelmäßige Überprüfungen zuzuweisen.

8. Zu viel Zeit für Wissenstransfer aufgewendet

🚩 Warnsignal: Neue Mitarbeiter brauchen zu lange für die Einarbeitung oder Teams verbringen viel Zeit damit, grundlegende Prozesse zu erklären.

✅ Lösung: Standardisieren Sie die Einarbeitung mit Confluence-Playbooks und KI-gestützter Suche, um einen sofortigen Zugriff auf wichtige Informationen zu gewährleisten.

Wie lassen sich Probleme im Wissensmanagement in Ihrer Organisation identifizieren?🔍

Nicht alle Probleme sind offensichtlich und leicht zu erkennen. Bei catworkx wenden wir einige Tricks an, um Probleme im Wissens- und Informationsmanagement zu erkennen. Sie eignen sich sowohl für kleine Unternehmen als auch für Konzerne.

✅ Führen Sie eine interne Umfrage durch

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter oder Kollegen, wie leicht sie das Wissen des Unternehmens finden, teilen und nutzen können.

✅ Führen Sie Audit-Suchanfragen durch

Verfolgen und untersuchen Sie die am häufigsten gesuchten Themen, um Lücken in der Dokumentation zu ermitteln.

✅ Schätzen Sie die Anzahl der Supportanfragen

Hohe Ticketraten für allgemeine Fragen deuten auf eine schlechte Zugänglichkeit des Wissens hin.

✅ Messen Sie die Einarbeitungszeit von Mitarbeitern

Wenn neu eingestellte Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sich einzuarbeiten, muss Ihr Wissensmanagement möglicherweise verbessert werden.

✅ Bewerten Sie die Entscheidungsgeschwindigkeit der Entscheidungsfindung

Wenn Teams Schwierigkeiten haben, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen, haben sie wahrscheinlich keinen Zugang zu wichtigen Erkenntnissen.

Mit catworkx und Atlassian Wissen in einen strategischen Vorteil verwandeln

Durch den Einsatz von Atlassian-Werkzeugen hilft catworkx Unternehmen, Wissen in einen starken Wettbewerbsvorteil zu verwandeln und nicht nur in eine Sammlung von Dokumenten oder Informationssilos. Effektives Wissensmanagement (KM) stellt sicher, dass Erkenntnisse, Best Practices und Know-how nicht verloren gehen, sondern strukturiert, gemeinsam genutzt und kontinuierlich verbessert werden.

Informieren Sie sich über die Tools, die wir im Bereich KM aktiv einsetzen oder springen Sie direkt zu den catworkx Wissensmanagement-Lösungen.

Suchen Sie nach einer effektiven Lösung für das Wissensmanagement??

Informationssilos und veraltete Daten kosten Unternehmen mehr, als ihnen bewusst ist. catworkx unterstützt Unternehmen bei der Suche nach Lösungen, die diese Risiken beseitigen und das Wissensmanagement zu einem strategischen Vorteil machen.

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