HR-Service mit Jira Service Management: Leitfaden + Tipps

Jira Service Management transformiert die Personalabteilung durch die Optimierung von Abläufen, die Automatisierung von Workflows und die nahtlose Zusammenarbeit verteilter Teams. Dank leistungsstarker Integrationen und KI-gesteuerter Prozesse können HR-Teams alles von der Einarbeitung bis zum Ausscheiden effizient verwalten, die Datensicherheit gewährleisten und sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern ein einheitliches, kundenorientiertes Erlebnis – unabhängig davon, wo sie sich befinden. Erfahren Sie, wie Sie Ihr HR-Team zu einem leistungsstarken Service-Hub machen.

Anstelle einer Einführung: 5 Schritte zu einem besseren HR-Service-Management

Die Verwaltung einer verteilten Belegschaft stellt HR-Teams vor besondere Herausforderungen. Von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen bis hin zur Gewährleistung einer konsistenten Kommunikation und Unterstützung – die Aufrechterhaltung einer positiven Mitarbeitererfahrung erfordert effiziente und optimierte Prozesse.

Atlassian ist ein dezentrales Unternehmen, und das HR-Team nutzt sein eigenes Produkt, Jira Service Management, um:

um den Zugang zu Services zu vereinfachen: Bereitstellung einer zentralen Anlaufstelle für Mitarbeiter, um Anfragen zu stellen, Informationen zu finden und Hilfe zu erhalten..

Workflows zu automatisieren: Optimierung der HR-Prozesse durch automatisierte Workflows und Reduzierung manueller Aufgaben.

Aufrechterhaltung der Sicherheit für HR-Fälle: Schaffung eines sicheren Raums zur Dokumentation und Nachverfolgung von Ereignissen im Zusammenhang mit HR-Fällen.

Konzentration der Personalabteilung auf wichtige Aufgaben: Ermöglichung von Self-Service durch Wissensdatenbanken und virtuelle Service-Agenten.

Verfolgen Sie Serviceanfragen: Anhand von Daten können Sie die Anzahl der HR-Anfragen, die Anzahl der erfolgreich eingearbeiteten Mitarbeiter und die Arbeitsauslastung der Teams einsehen.

Diese fünf Schritte zeigen, wie HR-Teams schlankere und effizientere Prozesse schaffen können. Mit der richtigen Technologie sind sie sogar noch leistungsfähiger. Hier kommt Jira Service Management ins Spiel, eine End-to-End-Lösung zur Verbesserung Ihrer HR-Serviceerfahrung (HRSM).

Wie Sie mit Jira Service Management außergewöhnlichen HR-Service bieten können

Steigern Sie Ihre Produktivität mit KI

Optimieren Sie Ihr HR-Servicemanagement mit einem KI-gestützten virtuellen Agenten. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern schnellen und präzisen Support und ermöglichen Sie Ihrem HR-Team, sich auf wichtige und komplexe Anfragen zu konzentrieren.

Mehr erfahren: Die 10 wichtigsten KI-Superkräfte für Jira Service Management

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern ein außergewöhnliches Erlebnis

Entwerfen Sie ein maßgeschneidertes Help Center, das als zentrale und benutzerfreundliche Anlaufstelle für den Mitarbeitersupport dient. Konsolidieren Sie Ankündigungen, Wissensartikel und Serviceanfragen an einem Ort, um den Informationsaustausch zu optimieren, wiederkehrende Anfragen zu reduzieren und vertrauliche Probleme effizient zu bearbeiten.

Möchten Sie erfahren, wie Atlassian HR seine verteilte Belegschaft unterstützt?

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Steigern Sie die Teamproduktivität

Integrieren Sie abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe und optimieren Sie Prozesse über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg. Nutzen Sie Automatisierung und KI, um manuelle Aufgaben zu minimieren und Arbeitsmanagement und -verfolgung an die individuellen Anforderungen Ihres Teams anzupassen.

Messen Sie, was wichtig ist

Erhalten Sie wertvolle Erkenntnisse mit erweiterten Berichtsfunktionen. Nutzen Sie Kundenzufriedenheitsanalysen und Anfragemetriken, um Bereiche zu identifizieren, in denen die Produktivität gesteigert werden kann, und bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine bessere Unterstützung.

Schützen Sie vertrauliche Informationen

Nutzen Sie erweiterte Berichte, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Nutzen Sie Kundenzufriedenheitsanalysen und Anforderungsdaten, um Effizienzsteigerungen zu ermitteln und die Mitarbeiterunterstützung zu stärken – bei gleichzeitiger Gewährleistung strenger Informationssicherheit.

HR-Funktionen in Jira Service Management

Chat- und E-Mail-Support

Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, Anfragen direkt über Slack, Microsoft Teams oder E-Mail zu stellen. Bieten Sie nahtlosen Support auf ihren bevorzugten Plattformen und erfassen Sie jede Anfrage lückenlos.

Virtueller Service-Agent

Richten Sie den virtuellen Service-Agenten ein, um die FAQs Ihrer Mitarbeiter automatisch zu beantworten, das Volumen eingehender Anfragen zu reduzieren und die Effizienz der Agenten zu optimieren.

Wissensdatenbank

Nutzen Sie Ihre Wissensdatenbank, um automatisch relevante Artikel anzuzeigen und eingehende Anfragen zu reduzieren. Ermöglichen Sie Mitarbeitern, häufige Anfragen über ein intuitives Self-Service-Portal selbstständig zu lösen.

Sicherheit und Kontrollen

Beschränken Sie den Zugriff auf bestimmte Anfragesteller und schützen Sie sensible Daten, einschließlich Informationen aus integrierten Drittanbieterquellen.

Mehrere Help Center

Entwerfen und gestalten Sie individuelle Help Center für unterschiedliche Nutzergruppen, z. B. neue Mitarbeiter, Führungskräfte und ehemalige Mitarbeiter.

Integrationen

Verbinden Sie sich mit zuverlässigen Anwendungen und Integrationen, um Daten nahtlos zwischen Ihren Systemen zu synchronisieren.

Automatisierung

Automatisieren Sie wichtige Prozesse wie das Onboarding, indem Sie Anfragen intelligent an die zuständigen Genehmiger weiterleiten und Aufgaben automatisch Teammitgliedern zuweisen.

Reporting

Überprüfen Sie detaillierte Berichte zu eingehenden Anfragen, Onboarding-Erfolgsraten, Teamauslastung und weiteren wichtigen Kennzahlen.

Dynamische Formulare

Erfassen Sie wichtige Informationen mit Formularen, die sich an die Eingaben Ihrer Mitarbeiter anpassen. Reduzieren Sie den Zeitaufwand und optimieren Sie die Informationserfassung.

Bonus: Einrichten von Jira Service Management für HR

Der Einstieg in das HR-Service-Management mit Jira Service Management ist nicht kompliziert, selbst wenn Sie es zum ersten Mal verwenden. Atlassian stellt die Bausteine bereit, die Sie benötigen, um schnell zu starten und sicher zu skalieren. Wenn Sie einige bewährte Best Practices befolgen, kann Ihr HR-Team vom ersten Tag an eine Lösung einrichten, die sowohl die Mitarbeiter als auch die internen Ziele unterstützt.

Hector Sartori

ITSM, CSM, Atlassian-Experte (JSM)

Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, empfehle ich Ihnen, sich etwas Zeit zu nehmen, um die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres HR-Teams genau zu verstehen. Anschließend können Sie diese Anforderungen abbilden und direkt in Jira Service Management-Funktionen wie Anfragetypen, Warteschlangen und Workflows implementieren, um sicherzustellen, dass die Lösung unseren täglichen Betrieb wirklich unterstützt.

 

✅ Starten Sie Ihre HR-Servicebereitstellung mit vorgefertigten Vorlagen und Workflows

Nutzen Sie die vorgefertigten Vorlagen und Anfragetypen von Jira Service Management für einen schnellen Start Ihres HR-Portals. Diese Vorlagen wurden für gängige HR-Szenarien entwickelt - wie Onboarding, Sozialleistungen oder Richtlinienänderungen - und können an die spezifischen Prozesse Ihres Teams angepasst werden.

HR-Vorlage für Jira Service Management

 

📚 Ermöglichen Sie ein Self-Service-Wissenszentrum

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Probleme selbst zu lösen, indem Sie eine Confluence-Wissensdatenbank einbinden. Artikel und häufig gestellte Fragen (FAQs) werden automatisch vorgeschlagen, wenn Benutzer mit der Eingabe von Anfragen beginnen, wodurch das Ticketvolumen reduziert und die Reaktionszeit verbessert wird.

⚙️ Automatisierung für mehr Effizienz im Personalwesen

Vereinfachen Sie sich wiederholende Aufgaben mit no-code/low-code Automatisierung. Von der Weiterleitung von Anfragen bis hin zur Statusaktualisierung oder dem Versenden von Erinnerungen - Automatisierungen sparen Zeit und gewährleisten konsistente Prozesse.

📊 Nutzen Sie integrierte Berichts- und Mitarbeiter-Feedback-Tools

Verfolgen Sie die Serviceleistung mit integrierten Reporting-Tools. Nutzen Sie Zufriedenheitsumfragen, um Feedback zu sammeln und Verbesserungsmöglichkeiten für Ihre HR-Services zu identifizieren.

🔐 Schaffen Sie eine solide Grundlage für Datenschutz und Vertraulichkeit

Stellen Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter sicher, indem Sie spezielle Service Desks für sensible Themen wie Gehaltsabrechnung, Mitarbeiterbeziehungen oder Krankheitsurlaub einrichten. Die robusten Berechtigungen von Jira helfen Ihnen, die Sichtbarkeit zu kontrollieren und persönliche Daten zu schützen.

 

 

Stärken Sie Ihr HR-Team mit einer Lösung, die auf Menschen und Prozesse zugeschnitten ist

Wir bei catworkx kennen die besonderen Herausforderungen von HR-Teams und helfen Ihnen gerne. Als spezialisierter ITSM-Partner haben wir spezielle HR-Service-Lösungen auf Basis von Jira Service Management entwickelt, die es Ihnen erleichtern, Mitarbeiter zu unterstützen, Prozesse zu optimieren und Vertraulichkeit zu wahren. Ganz gleich, ob Sie gerade erst mit den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Teams beginnen oder Ihre Einrichtung optimieren möchten, unser Team ist bereit, Sie bei jedem Schritt zu unterstützen.

 

Möchten Sie Ihre HR-Services optimieren?

Die Experten von catworkx unterstützen Sie bei der Einführung einer Lösung, die den Anforderungen Ihres Teams entspricht – schnell, sicher und skalierbar. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie Sie Ihr HRSM optimieren können.

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